安全なマネージドファイル転送ソフトウェアに求められる5つの主要機能

安全なマネージドファイル転送ソフトウェアを評価する場合は、そのセキュリティ機能、展開オプション、ログ機能やレポート機能などを確認してください。

サイバー脅威が蔓延している状況にあって、保護体制、セキュリティを強化するのに役立つ、安全なマネージドファイル転送ソリューションをお探しの場合、評価を開始する際に考慮すべき主要な機能があります。会社のデータと評判に関わることなので、重要な機能が欠けている製品には投資するべきではないでしょう。

安全なマネージドファイル転送ソフトウェアを購入するにあたって確認すべき必須の機能として、以下の５つの項目が挙げられます。

機能1: セキュリティ機能

機密ファイルを安全に保つには、強力な保護手段を備えたソリューションが必要です。マネージドファイル転送ソフトウェアに求められるセキュリティ機能は、以下のようにまとめられます。

暗号化

転送中も保存中も、ファイルを暗号化することは極めて重要です。データをスクランブルしてプライバシーを保つのに、256 ビット AES 暗号化が求められます。

きめ細かな権限付与

ファイルへのアクセスに関しては、ユーザーレベルまでコントロールできる必要があります。個々のユーザーやグループに対して表示、編集、ダウンロード、削除の権限を設定して、権限のある個人のみが機密データを操作できるようにする必要があります。

監査証跡

ファイルへのアクセス、アップロード、ダウンロード、または削除が行われるたびに、記録を保持する必要があります。誰がいつ何をしたかを確認できる監査ログを使用してファイルトランザクションの可視性を確保し、説明責任を果たせるようにします。

既存のシステムとの統合

セキュリティを最大限に高めるには、マネージドファイル転送ソリューションを Active Directory や Lightweight Directory Access Protocol (LDAP) などの認証システムと統合する必要があります。統合することで、個別のログイン認証情報を作成しなくても、ユーザーアクセスを一元管理できるようになります。

定期的なアップデート

ソフトウェア更新には、脆弱性を軽減するためのセキュリティパッチが含まれることがよくあります。既存の脅威や新たな脅威に対処できる最新の保護を得られるように、定期的に更新できるソリューションを選択してください。

機能2: 使いやすいインタフェース

優れたマネージドファイル転送ソリューションは、そのユーザーインタフェースも使いやすいものである必要があります。インタフェースが複雑だったり、わかりにくかったりすれば、使いたがらないユーザーが出てきて、データ保護が実現できなくなる可能性があります。ソフトウェアを評価するとき、次の主要なポイントを確認してください。

わかりやすいナビゲーション

インタフェースはすっきりしていて直感的であり、ログインする誰でも、ファイルのアップロード、ダウンロード、管理など、必要なものをすぐに見つけられる必要があります。ドラッグアンドドロップ、ファイルを自動的に整理するスマートフォルダー、グローバル検索などの機能は、ファイルをすぐに見つけるのに役立ちます。

役割ベースのアクセス

誰もがすべてにアクセスする必要があるわけではありません。優れたマネージドファイル転送ソフトウェアは、様々なユーザーに対して簡単に役割に応じたアクセス権限を設定することができます。いろいろな職位の社員、顧客、パートナーが、必要なものにだけアクセスできるよう簡単にコントロールできるべきです。

詳細レポート

詳細なレポートで、システムがどのように使用されているかを正確に確認でき、システムを適切に管理するのに必要な情報が得られます。 誰がファイルにアクセスし、変更したかを記録する監査証跡や、ストレージ使用量、アップロード/ダウンロードの数、時間の経過に伴う帯域幅消費量などを示す詳細レポートを提供するソフトウェアを探してください。

カスタマイズ可能なワークフロー

どの組織にも独自のやり方があります。カスタマイズされたルールを設定してファイル転送プロセスを合理化できる柔軟なワークフロー自動化機能が求められます。ファイルを適切なフォルダーに移動したり、名前を変更したり、電子メール警告をトリガーしたり、ファイルを別の形式に変換したりといったワークフローを自動化できます。効率化とともにエラーの軽減にもつながります。

機能3: 柔軟な展開オプション

ソリューション選択の際にどのような展開オプションがあるかを考慮することも重要です。ビジネスニーズに最適な方法でソフトウェアを実装できる柔軟性は、効率とセキュリティにとっても有益です。

クラウドベース

クラウドベースの展開とは、ソフトウェアがベンダーによってクラウドでホストされることを意味します。プラットフォームにアクセスするために必要なのは、インターネット接続とログイン認証情報だけです。ベンダーがサーバー、ストレージ、アップデートなどの技術上の必要事項を処理するので、使いやすく、メンテナンスの手間がかからないオプションです。

オンプレミス

オンプレミス展開とは、組織のインフラストラクチャ内の独自のサーバーにソフトウェアをインストールすることを意味します。データ、プラットフォーム、セキュリティのコントロールと所有権は使用する側にあり、IT 部門でインストール、メンテナンス、更新を処理する必要があります。より多くの時間とリソースが必要になりますが、厳格なセキュリティとコンプライアンスの要件を自社内でコントロールできます。

ハイブリット

クラウドとオンプレミスの両方の長所を組み合わせたハイブリッドアプローチも可能です。一部のコンポーネントをクラウドに存在させ、他の部分をオンプレミスのデータセンターに残します。機密ファイルや大規模な転送は内部処理し、レポート作成、分析、ワークフローの自動化などの他のタスクでクラウドを利用できます。ハイブリッドモデルはより高い柔軟性と制御を提供しますが、設定と管理は複雑になります。

セキュリティ要件、コンプライアンス標準、IT リソース、および技術的な問題を社内で処理するかベンダーにどの程度依存するかによって、組織に最適な導入方法が違ってきます。柔軟でカスタマイズ可能な展開を備えたソリューションを選択することが、セキュリティと使いやすさの両方を最大限に高める鍵となります。

機能4: 堅牢な自動化機能

毎日多くのファイルを転送する企業にとって、効率と生産性のためには強力な自動化ツールは不可欠です。安全なマネージドファイル転送ソフトウェア選択の際に考慮すべき次の機能は自動化機能です。

スケジュール設定

設定した時間に実行されるようにファイル転送を自動化するスケジュール設定機能があれば手動でアップロードする必要がなくなり、意図したファイルをスケジュール通りに転送できます。日単位、週単位、月単位などで定期的にファイル転送を行うよう設定でき、時刻なども詳細にスケジューリングできるソフトウェアを探してください。

イベントベースのトリガー

すぐに送信して確認したいような重要なファイル転送には、イベントベースのトリガーを適用するのが適しています。ファイルがフォルダーに追加されたとき、データベースのレコードが更新されたとき、API 呼び出しが行われたときなどに、ファイル転送を自動的に開始するようトリガーを設定できます。一般的なイベント用に事前設定されたトリガーを提供し、ビジネスのニーズに合わせてトリガーをカスタマイズできる機能も備えたソフトウェアが多く存在します。

ファイル処理

ファイル転送後の追加の自動ファイル処理でワークフローが合理化できます。転送後のソースファイルの自動削除、ファイルの移動または名前変更、ファイル形式の変換、スクリプトや API の呼び出しなどの処理が考えられます。自動ファイル処理を使用すると、ファイルが転送されるとすぐに自動的に整理、最適化、バックアップできます。

監視とアラート

自動化では、ファイル転送のプロセスを監視し、問題があればすぐに警告を受けられることが重要です。ファイル転送アクティビティを監視して、転送が失敗したり遅延した場合は電子メールまたは SMS アラートを送信するような堅牢なソフトウェアがあります。プロアクティブな監視を行うことでファイル転送ワークフローの中断を回避できます。

機能5: アクティビティの詳細なログ記録

最後にチェックすべきポイントは、転送アクティビティの詳細なログ記録とレポートです。ファイルを管理する組織は、誰がいつどのデータにアクセスしているかを把握する必要があります。適切なログ監視と監査用ツールを使用すると、ユーザーのアクティビティを監視し、不審な動作に対してアラートを設定し、HIPAA や GDPR などの規制への準拠を確認するための監査レポートを生成できます。

アクティビティのログ記録

次のような詳細をログに記録するソフトウェアを探してください。

• ユーザーのログイン/ログアウト時間
• ファイルのアップロード、ダウンロード、削除
• ユーザーアカウントやセキュリティ設定に加えられた変更
• ログイン試行の失敗

ログには、ユーザーの名前、IP アドレス、タイムスタンプ、アクティビティの詳細が記録されます。監査用としては、ログデータを少なくとも90日間から1年間保存するできるのが最適です。ユーザーが通常の営業時間外にログインしたときに通知するようアラート設定できるソフトウェアもあります。

レポート

組織全体のファイル転送アクティビティを一目で把握できるビューを提供するレポート機能が必要です。次の基準でレポートをフィルタリングできるのが望ましいです。

• 日付範囲
• ユーザーまたはグループ
• IPアドレス
• ファイルの種類、名前、またはサイズ
• 成功/失敗のステータス

レポートは、監査人やコンプライアンス担当者と共有できるように、PDF、CSV、XML などの形式にエクスポートできる必要があります。

ダッシュボード

各種レポートや統計情報、アラートなどをわかりやすく表示する直感的なダッシュボードが備わっていると、一か所からファイル転送の状況を確認できます。アップロード/ダウンロード量の視覚的なグラフ、経時的なユーザーログイン、転送されたファイルタイプのトップなどは、注意が必要な傾向や領域を特定するのに役立ちます。

まとめ

強力な暗号化、ユーザー認証、詳細な監査証跡、スムーズなファイル追跡、直感的なインタフェースを備えた安全なマネージドファイル転送ソフトウェアを導入し、必要なカスタマイズを行って適切に設定しておくことで、ファイル転送の不安を払拭することができます。ニーズに適したソリューションを実装することは、潜在的な脆弱性問題への対処に非効率的に煩わされるような状況を脱してより統制のとれた手法を実現できることを意味し、主要業務に集中する時間を増やすことができます。

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